Kooperations-Vereinbarung

Stadt Wien Kunst GmbH

Geschäftsbereich FOTO ARSENAL WIEN
Museumsplatz 1, Stiege 2
1070 Wien, Österreich
FN: 375512z
(im Folgenden FAW genannt)
vertreten durch
Mag. Felix Hoffmann (Artistic Director FOTO ARSENAL WIEN / FOTO WIEN)
und Dr. Wolfgang Kuzmits (Geschäftsführung Stadt Wien Kunst GmbH)

und

Programmpartner*in laut Eintragung im Open Call anlässlich der FOTO WIEN 2025.
(im folgenden Programmpartner*in)

Der*Die Programmpartner*in und FAW vereinbaren folgende Kooperation:

Präambel

Seit 2023 ist FAW der Veranstalter der FOTO WIEN, Österreichs größtes, alle zwei Jahre veranstaltetes Festival für Fotografie. FAW ist eine Institution der Stadt Wien Kunst GmbH.

Die FOTO WIEN 2025 widmet sich unter der Leitidee „dynamic futures“ spekulativen Zukunftsszenarien und thematisiert die Auswirkungen wissenschaftlichen und technologischen Fortschritts auf die Gesellschaft durch die Linse der Fotografie. Welche Zukunftsvisionen werden in historischen und aktuellen Bildern von Wissenschaft und Kunst sichtbar? Wie beeinflussen Fotografien und post-digitale Technologien die Art und Weise, wie wir uns unsere Zukunft vorstellen? Welche ethischen und gesellschaftspolitischen Fragestellungen werfen digitale und algorithmische Bilder auf? Als transdisziplinäres Experimentierfeld zwischen Kunst, Wissenschaft und Technologie beleuchtet die FOTO WIEN 2025 die Fotografie als Fenster in die Zukunft und bietet dazu vom 3. Oktober bis 2. November 2025 ein vielseitiges Programm aus Panels, Artist Talks und Workshops.

Die im Open Call-Prozess ausgewählten Programmpartner*innen organisieren innerhalb des Festival-Zeitraumes in den von ihnen in der Open Call Bewerbung eingetragenen Räumlichkeiten auf eigene Kosten und in eigener inhaltlicher, organisatorischer und finanzieller Regie Ausstellungen und Veranstaltungen, die in das Programm von FOTO WIEN 2025 aufgenommen werden.

 

  1. Festivalprogramm & Kooperationsformate
    • Leistungen FAW im Rahmen der FOTO WIEN 2025

 

  1. Publikation & Werbemittel: FAW präsentiert und bewirbt das Festival über Einladungen, Flyer/Postkarten, Plakate, in Social Media-Kanälen, über Presse- und Medienarbeit und mit einer hochwertigen Publikation in Buchform.

Von jenen Werbemitteln, die das gesamte FOTO WIEN-Festival 2025 betreffen, stellt FAW dem*der Programmpartner*in kostenlos Flyer/Postkarten, Einladungen und Plakate zur Verfügung.

Die Planung, Produktion und Distribution der Werbemittel und Publikationen für die jeweiligen individuellen Ausstellungs- und Veranstaltungsprojekte liegen in inhaltlicher, organisatorischer und finanzieller Hinsicht in der Eigenverantwortung der Programmpartner*innen (ausstellungsbegleitende bzw. veranstaltungsspezifische Einladungen, Plakate, Kataloge, Flyer/Postkarten sowie weitere Drucksorten).

  1. b) Webseite: FAW richtet dem*der Programmpartner*in einen Website-Eintrag auf der FOTO WIEN Website mit Direktlink zur Präsentation des Projektes unter dem Namen der Institution ein.
  2. c) Bewerbung: Die Bewerbung der FOTO WIEN 2025 als Gesamtprojekt obliegt der inhaltlichen, organisatorischen und finanziellen Entscheidung des FAW. FAW entscheidet, ob und welche Partner*innen-Projekte in die Kommunikation einbezogen werden. Für die Bewerbung werden Bild-, Design- und Textmaterialien der über den Open Call eingereichten Projekte der Programmpartner*innen genutzt. Durch die Einreichung beim Open Call stimmen die Programm Partner*innen der werblichen Nutzung der von ihnen durch den Open Call zur Verfügung gestellten Bild-, Design und Textmaterialien für die FOTO WIEN 2025 zu.

 

  • Leistungen des*der Programmpartner*in im Rahmen der FOTO WIEN 2025:

 

  1. Der*die Programmpartner*in organisiert innerhalb des Festival-Zeitraumes vom 3. Oktober bis 2. November 2025 in den in der Open Call Bewerbung eingetragenen Räumlichkeiten auf eigenes Risiko und eigene Kosten und in eigener inhaltlicher, organisatorischer und finanzieller Regie Ausstellungen und Veranstaltungen, die den eingereichten Konzepten und Bilddateien entsprechen.

Der*die Programmpartner*in trägt die volle Verantwortung für die Organisation, Durchführung und Koordination der Ausstellungen und Veranstaltungen in den im Open Call angegebenen Räumlichkeiten des*der Programmpartner*in, die Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs sowie die Übernahme der finanziellen Verantwortung der mit den Ausstellungs- bzw. Veranstaltungsprojekten verbundenen Kosten.

Der*die Programmpartner*in verpflichtet sich, für sämtliche von ihm durchzuführenden Ausstellungen und Veranstaltungen die erforderlichen gesetzlichen und behördlichen Voraussetzungen zu erfüllen und entsprechende Bewilligungen soweit erforderlich rechtskräftig eingeholt zu haben.

  1. b) Werbemittel: Der*die Programmpartner*in verpflichtet sich, auf alle eigenständig produzierten Werbemittel bzw. allfälliges Dokumentationsmaterial (z.B. Plakate, Flyer, Folder, Kataloge, Videos) gut sichtbar und in unveränderter Form die von FAW zur Verfügung gestellte Wortbildmarke FOTO WIEN 2025 (= Logo auf Website www.fotowien.at) mit dem Wortlaut „Ein Projekt im Rahmen von FOTO WIEN 2025“ auf der Titelseite bzw. Hauptansichtsseite zu platzieren.

Diese Regelung ist auch für Projektpräsentationen im Internet (z.B. Logopräsenz des Festivals auf einer eigenen Projektwebseite) gültig. Bei Eintragungen in diverse Veranstaltungskalender bzw. für Newsletter ist der Beisatz „Ein Projekt im Rahmen von FOTO WIEN 2025“ (falls keine grafische Logoverwendung möglich ist) zu verwenden. Diese Maßnahmen dienen der Gewährleistung eines in sich stimmigen Gesamtauftrittes des Festivals.

  1. c) Website und Social-Media: Der*die Programmpartner*in verlinkt von seiner*ihrer Webseite auf www.fotowien.at und markiert Social Media Beiträge mit @foto_wien.
  2. d) Der*die Programmpartner*in verpflichtet sich, die Bewerbung seines*ihres Projektes bzw. seiner*ihrer Veranstaltung als eigenverantwortliche*r Veranstalter*in aktiv voranzutreiben.
  3. e) Plakate: Der*die Programmpartner*in bringt zumindest ein FOTO WIEN 2025 Plakat gut sichtbar im Eingangsbereich des Veranstaltungsorts an und legt gut sichtbar Streuwerbemittel auf.
  4. f) Der*die Programmpartner*in dokumentiert die Bewerbung (Plakatstellen) mit Fotoaufnahmen, die er*sie FAW zum Ende der Veranstaltungen oder laufend übermittelt.
  5. g) Der*die Programmpartner*in verpflichtet sich im Rahmen der eigenen Medienarbeit für FOTO WIEN 2025 ausdrücklich und in angemessener Form darauf hinzuweisen, dass es sich um „Ein Projekt im Rahmen von FOTO WIEN 2025“ ausgerichtet von FAW handelt. Der*die Programmpartner*in wird FAW und die FOTO WIEN 2025 nach besten Kräften in der eigenen Medienarbeit und Kommunikation unterstützen. Dies geschieht z.B. durch laufenden Austausch über prominente Besucher*innen/Teilnehmer*innen aus Politik oder Kultur, besonders gut besuchte Events, sowie andere Ereignisse von öffentlichem Interesse.
  6. h) Die Öffentlichkeitsarbeit für die FOTO WIEN 2025 erfolgt durch FAW. Der*die Programmpartner*in wird für sein*ihr Projekt zusätzlich Öffentlichkeitsarbeit betreiben. Der*die Programmpartner*in verpflichtet sich, FAW von allen Aktivitäten im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, die über die unmittelbare Ebene der Projektbewerbung vor Ort hinausgehen, zu informieren. Ziel dieser Abstimmung ist es, einen zielgerichteten und koordinierten Außenauftritt zu gewährleisten. Insbesondere gilt das für das Einbinden von überregionalen und internationalen Medien bzw. Fernseh- und Radiobeiträgen.
  7. i) Der*die Programmpartner*in erklärt, alle für die Durchführung der FOTO WIEN 2025 und allenfalls folgende Verwertungsmaßnahmen (z.B. Produktion von Ton- oder Bildtonträgern) notwendigen Nutzungsbewilligungen zu besitzen und FAW gegenüber Ansprüchen Dritter schad- und klaglos zu halten. Darüber hinaus erklärt sich der*die Programmpartner*in mit der Bewerbung und Vermarktung der FOTO WIEN 2025 im Rahmen des Festivals durch FAW einverstanden. Der*die Programmpartner*in erklärt sich bereit, alle für eine effiziente Bewerbung in Wort, Bild und/oder Ton nützlichen Informationen (insbesondere digitales Bildmaterial) rechtzeitig zur Verfügung zu stellen und die hierfür notwendigen Nutzungsbewilligungen kostenlos zu erteilen.
  8. j) Treten Dritte (insbesondere Medienvertreter*innen) mit dem Verlangen nach allgemeinen Informationen über FAW bzw. FOTO WIEN 2025 an den*die Programmpartner*in heran, wird er*sie diese direkt an FAW verweisen.
  9. k) Für Presse- und Marketingzwecke gewährt der*die Programmpartner*in FOTO WIEN 2025 Freitickets. Die Anzahl wird nach Rücksprache im Einvernehmen festgesetzt.
  10. l) Der*die Programmpartner:in gewährt Kooperationspartner*innen von FAW bzw. FOTO WIEN 2025 bei entsprechender Legitimierung eine Ermäßigung auf den regulären Eintrittspreis. Es kann nur eine (1) Ermäßigung pro Eintrittskarte geltend gemacht werden.
  11. m) Der*die Programmpartner*in verpflichtet sich, Besucher*innenzahlen von seiner*ihrer Veranstaltung bzw. Ausstellung zu erheben und FAW zur Verfügung zu stellen.

Diese Daten bzw. Zahlen sowie Fotodokumentationsmaterial sind für den Abschlussbericht bis 7.11.2025 an fotowien@fotoarsenalwien.at zu senden.

  1. n) Der*die Programmpartner*in wird alle zusätzlichen Veranstaltungen wie Vernissagen, Führungen, Workshops, etc. FAW bis zum 02.04.2025 bekannt geben und Änderungen bis spätestens 05.08.2025 übermitteln. Um Programme und Events in die Website der FOTO WIEN 2025 aufnehmen zu können, ist das Einhalten dieser Termine verpflichtend.
  2. o) Alle für die eigene Ausstellung bzw. Veranstaltung des*der Programmpartners*in notwendigen Meldungen an Verwertungsgesellschaften (wie z.B. AKM) und Behörden (z.B. Magistrate) erfolgen durch den*die Programmpartner*in.
  3. p) Der*die Programmpartner*in ist zu einem Abnahmekontingent der gedruckten Publikation der FOTO WIEN 2025 zum Selbstkostenpreis von 19 EUR/ Stück verpflichtet.

Der*die Programmpartner*innen erhalten das Recht an dem Weiterverkauf der Publikation, gemäß der Buchpreisbindung. Die verbindliche Letztverkaufspreis beträgt 35 EUR inkl. MwSt.

  • Abnahmekontingent Paket Small (Projekträume, kleinere Galerien, Hochschulen): 15 Publikationen für insgesamt 285 EUR
  • Abnahmekontingent Paket Large (Museen, kommerzielle Galerien): 25 Publikationen für insgesamt 475 EUR

 

1.3. Zurverfügungstellung und Nutzungsrechte von Text- und Bildmaterial

  1. Bildmaterial: Der*die Programmpartner*in stellt FAW 3-5 Fotos (druckfähige Dateien hochaufgelöst im tiff/jpeg-Format in 300 dpi sowie weboptimierte Fotos im JPG-Format) inklusive vollständiger Bildunterschrift und Copyrights zur Verfügung und stimmt zu, dass FAW sie unter Nennung der Bildunterschrift und des Copyrights kostenfrei für Kommunikation sowie Presse- und Medienarbeit verwendet. Diese Nutzung umfasst auch die Bearbeitung, Vervielfältigung, Veröffentlichung und Speicherung der Bilder in verschiedenen Medienformaten (Print bspw. Werbung und Publikation, OH, Web, Social Media). Der*die Programmpartner*in garantiert, dass er*sie die erforderlichen Verwertungsrechte bzw. Nutzungsbewilligungen an dem überlassenen Bildmaterial hat.

Der*die Programmpartner*in ist damit einverstanden, dass von ihm*ihr zur Verfügung gestelltes Bildmaterial für die Kommunikationsmaßnahmen zur FOTO WIEN 2025 verändert/bearbeitet werden kann. Dies schließt das Beschneiden, Animieren, Zoomen und Einfügen von Subtitles o.ä. textlichen Informationen, die teilweise über die Bilder gelegt werden können, ein.

  1. Texte: Ebenso sendet der*die Programmpartner*in einen Kurztext sowie alle benötigten Angaben und Materialien zum Projekt. FAW behält sich vor, den von dem*der Programmpartner*in bereitgestellten Text redaktionell zu überarbeiten und auf vorhandene Seiten des*der Programmpartner*innen zu verlinken. Ein solches Vorgehen dient dazu, eine einheitliche Kommunikation aller Projekte sicher zu stellen. Diese Nutzung umfasst auch die Speicherung und Vervielfältigung der Texte in verschiedenen Medienformaten (Print (Werbung und Publikation), Web, Social Media).
  2. Einsendeschluss für Fotos, Kurztext und Programminfos ist der 02.04.2025; der*die Programmpartner*in verwendet für das Zusenden ausschließlich das bereitgestellte Onlineformular von Picter.

 

1.4. Werknutzungsbewilligungen

Die*Der Programmpartner*in verfügt über lizenzierbare Rechte an ggf zur Verfügung gestellten Abbildungen der geliehenen Werke und räumt FAW die nicht-exklusiven Rechte zur Nutzung und ggf erforderlichen Bearbeitung und Vervielfältigung der Abbildungen ein.

Derartige Nutzungen können alle Verwertungsrechte iSd §§ 14ff UrhG und Verwertungsarten (auch zukünftige, heute noch nicht bekannte) umfassen, insbesondere Print, Online (inkl Website, Social Media und Metaverse) und zukünftige Medien. Das Bearbeitungsrecht umfasst insb das Recht, Abbildungen zu beschneiden, die Werke in Ausschnitten abzubilden, diese mit Text zu überlagern und sie in Farbe oder in Schwarz-Weiß abzubilden.

Die*Der Programmpartner*in bestätigt, zur Rechteeinräumung berechtigt zu sein. Er/Sie hält FAW für den Fall, dass Ansprüche Dritter wegen der vertragskonformen Nutzung der Werke erhoben werden, schad- und klaglos.

 

  1. Datenschutz

FAW verarbeitet personenbezogene Daten (Projekt-, Kontakt- und Veranstaltungsdaten) im Zusammenhang mit der Organisation, Bewerbung und Durchführung des Festivals FOTO WIEN 2025. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der berechtigten Interessen von FAW (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Daten können an ausgewählte Partner*innen (Medien Print und Digital, Sponsor*innen und Kooperationspartner*innen, Tourismus, öffentliche Förderstellen, Zulieferer*innen des Festivals wie Website-, Presse-, Grafikbetreuung, Übersetzer*innen, Lektor*innen) weitergegeben werden, soweit dies für die Durchführung des Festivals notwendig ist.

Das Datengeheimnis gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist zu wahren.

Es wird festgehalten und darüber informiert, dass jede Vertragspartner*in für die im Zuge und zum Zwecke der Vertragsabwicklung und -erfüllung erforderliche Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie für die damit einhergehende Einhaltung der aktuell gültigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen selbstverantwortlich ist. Jede Vertragspartner*in hat das Recht auf Auskunft.

Die Vertragspartner*innen haben folgende Rechte hinsichtlich der sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft;
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung;
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung;
  • Recht auf Datenschutzübertragbarkeit;

Die Vertragspartner*innen haben außerdem das Recht, sich bei der Datenschutzbehörde (www.dsb.gb.at) über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Abschließend wird auf die Datenschutzerklärung für Lieferanten der SWK, www.stadtwienkunst.at/datenschutz verwiesen.

 

  1. Rücktritt vom Vertrag und Vertragsdauer

Die Vertragspartner*innen vereinbaren, dass sie vom Recht des Rücktritts von dieser Vereinbarung bzw. deren Kündigung Abstand nehmen. Hiervon ausgenommen ist die Möglichkeit der vorzeitigen Auflösung der Vereinbarung aus wichtigem Grund.

FAW ist berechtigt, schriftlich den sofortigen Rücktritt vom Vertrag zu erklären, wenn

  • auf Seiten von FAW wesentliche Umstände vorliegen, die eine ordnungsgemäße Durchführung unmöglich machen;
  • auf Seiten der*des Partner*in wesentliche Umstände vorliegen, die eine ordnungsgemäße Leistungserbringung unmöglich machen;
  • eine Zusammenarbeit aus sonstigen gravierenden Gründen nicht zumutbar ist.

Als gravierende Gründe gelten insbesondere nachhaltige Vertragsverletzung des*der jeweils anderen Vertragspartners*in trotz vorangehender Abmahnung und Nachfristsetzung, die aus Gründen der höheren Gewalt bzw. von Dritten (z.B. Projektparter*innen) bzw. fehlender finanzieller Ausstattung verursachte nachhaltige Behinderung/Unmöglichkeit, die Leistungen/Projekte aus dieser Vereinbarung zu realisieren.

FAW behält sich das Recht vor, das Partner*innen-Projekt im Fall von wesentlichen Änderungen oder auch bei nicht zeitgerechter Übermittlung aller Daten aus dem Festivalprogramm der FOTO WIEN 2025 zu nehmen.

Der Rücktritt vom Vertrag bzw. die Kündigung des Vertrages erfolgen eingeschrieben mit rechtsgültiger Fertigung.

 

  1. Schad- und Klagloshaltung

Der*die Programmpartner*in erklärt ausdrücklich, über sämtliche erforderlichen Rechte und Bewilligungen zur Abwicklung seines Beitrags und seiner Leistungen zu verfügen und hält insofern sowie hinsichtlich aller sonstigen von ihm vertraglich getroffenen Zusagen die FAW Dritten gegenüber vollkommen schad- und klaglos.

 

  1. Haftung

Aus der Verschiebung oder der Absagen des Gesamtprojektes oder Teilen davon, kann der*die Programmpartner*in unabhängig vom jeweiligen Grunde keinesfalls Ansprüche gegen das FAW ableiten.

Die Haftung von FAW für entgangenen Gewinn wird ausgeschlossen.

 

  1. Sonstiges

Beide Vertragspartner*innen erkennen wechselseitig ihre rechtliche Stellung und Fähigkeit an, für die jeweiligen Gesellschaften/Institutionen, die sie vertreten, verbindliche Verpflichtungen einzugehen. Diese Vereinbarung begründet keine Rechte Dritter, insbesondere auch keinen Gesellschaftsvertrag und keine gegenüber Dritten solidarisch zu erfüllenden Pflichten. Soweit von einer „gemeinsamen“ Aufgabenerfüllung die Rede ist, wird damit nur die im wechselseitigen Vertragsverhältnis bestehende gemeinsame Pflicht bestimmt, es werden damit aber keine Pflichten gegenüber Dritten begründet. In diesem Sinn können Dritte sich nicht auf diese Vereinbarung berufen oder Rechte hieraus geltend machen. Festgehalten wird, dass die Urheberrechte hierdurch nicht berührt werden.

Die*Der Programmpartner*in erklärt, alle diesem Vertragsverhältnis zugrunde liegenden Angaben gewissenhaft und wahrheitsgetreu gemacht zu haben und verpflichtet sich, allfällige Änderungen (bspw. den Wegfall oder relevante Einschränkungen der Gewerbeberechtigung) von FAW umgehend zu melden.

Neben diesem Vertrag bestehen zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses keine Nebenabreden. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für eine Vereinbarung, mit der von diesem Schriftformgebot abgegangen werden soll. Ist eine Bestimmung dieser Vertragsbestimmungen, eine nachträgliche Änderung oder Ergänzung ungültig oder wird sie ungültig, dann wird dadurch die Gültigkeit und Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen des Vertrages nicht berührt. Im Falle der Unwirksamkeit, Ungültigkeit oder Undurchsetzbarkeit gilt zwischen den Vertragspartner*innen eine, dieser Bestimmung im wirtschaftlichen Ergebnis möglichst nahekommende und nicht unwirksame, ungültige oder undurchsetzbare Bestimmung als vereinbart.

Der Vertrag unterliegt österreichischem Recht unter Ausschluss der Kollisionsnormen sowie unter Ausschluss des UK-Kaufrechts.

Als ausschließlicher Gerichtsstand für alle aus dem Vertrag entstehenden Streitigkeiten wird das am Sitz der Stadt Wien Kunst GmbH in Wien, Österreich, sachlich zuständige Gericht vereinbart.

 

Stand: 20.02.2025