Kooperations-Vereinbarung

Stadt Wien Kunst GmbH
Geschäftsbereich FOTO ARSENAL WIEN / FOTO WIEN Museumsplatz 1, Stiege 2
1070 Wien, Österreich
FN: 375512z
(im folgenden FAW bzw. FAW / FW genannt)

vertreten durch
Dr. Wolfgang Kuzmits (Geschäftsführung Stadt Wien Kunst GmbH) und Mag. Felix Hoffmann (Artistic Director FOTO ARSENAL WIEN / FOTO WIEN)

und

Partnerinstitution laut Eintragung im Open Call anlässlich der FOTO WIEN 2023.

Präambel

Beide Vertragspartner:innen beschließen, eine Zusammenarbeit betreffend das Festival FOTO WIEN 2023 einzugehen. Beide Vertragspartner:innen erkennen wechselseitig ihre rechtliche Stellung und Fähigkeit an, für die jeweiligen Gesellschaften/Institutionen, die sie vertreten, verbindliche Verpflichtungen einzugehen. Beide Vertragspartner:innen halten fest, dass trotz der geplanten intensiven Zusammenarbeit für das Projekt FOTO WIEN 2023 Eigenständigkeit und Eigenverantwortlichkeit gewahrt bleiben.

Im Jahr 2023 wird erstmals das im Sommer 2022 neu gegründete FOTO ARSENAL WIEN die FOTO WIEN ausrichten. Das Festival findet vom 1. – 30. Juni 2023 statt.

Ausgewählte Programmpartner:innen organisieren innerhalb dieses Festival-Zeitraumes in ihren Räumlichkeiten auf eigene Kosten und in eigener Regie Ausstellungen und Veranstaltungen anderer Formate, die in das Programm von FOTO WIEN 2023 aufgenommen werden.

Es wird einvernehmlich festgehalten, dass beide Vertragspartner:innen diese Vereinbarungen vollinhaltlich und vollumfänglich einhalten und sich gegenseitig schad- und klaglos halten für Verfehlungen bzw. Versäumnisse der anderen Seite. Dies gilt insbesondere für Folgen von Verschiebungen oder Absagen des Gesamtprojektes oder Teilen davon, unabhängig davon, ob diese im Zusammenhang mit der Covid19- Pandemie o.ä. Ereignissen stehen.

Festivalprogramm & Kooperationsformate

Der/Die Programmpartner:in und FAW vereinbaren folgende Grundlagen ihrer Kooperation:

1.1 Leistungen FAW im Rahmen der FOTO WIEN 2023

a) Publikationen & Werbemittel: FAW präsentiert und bewirbt das Festival über Einladungen, Flyer/Postkarten, Plakate u.a. Out of home-Maßnahmen, in Social Media-Kanälen, über Presse- und Medienarbeit und mit einer hochwertigen Publikation* in Buchform. (*zum Selbstkostenpreis)

Von den Werbemitteln, die den Event in seiner Gesamtheit betreffen, stellt FAW dem:der Programmpartner:in kostenlos Flyer/Postkarten, Einladungen und Plakate zur Verfügung.

b) Webseite: FAW richtet dem:der Programmpartner:in einen Website-Bereich mit Direktlink zur Präsentation des Projektes unter dem Namen der Institution ein.
c) Die Bewerbung der FOTO WIEN 2023 liegt in der Regie und Verantwortung von FAW. FAW entscheidet darüber, ob und welche Partner:innen-Projekte in die Kommunikation einbezogen werden.
d) FAW stellt dem:der Programmpartner:in Einladungen für die Festival-Eröffnung sowie Sonderveranstaltungen in der Festivalzentrale zur Verfügung.

1.2 Leistungen des:der Programmpartner:in im Rahmen der FOTO WIEN 2023

a) Eigene Werbemittel: Der:die Programmpartner:in verpflichtet sich, auf alle zusätzlich und eigenständig produzierten Werbemittel bzw. allfälliges Dokumentationsmaterial (z.B. Plakate, Flyer, Folder, Kataloge, Videos, etc.) gut sichtbar und in unveränderter Form die von FAW zur Verfügung gestellte Wortbildmarke FOTO WIEN 2023 (= Logo auf Website www.fotowien.at) mit dem Wortlaut „Ein Projekt im Rahmen von FOTO WIEN 2023“ auf der Titelseite bzw. Hauptansichtsseite zu platzieren.

Diese Regelung ist auch für Projektpräsentationen im Internet (z.B. Logopräsenz des Festivals auf einer eigenen Projektwebseite) gültig. Bei Eintragungen in diverse Veranstaltungskalender bzw. für e-Newsletter Aussendungen ist der Beisatz „Ein Projekt im Rahmen von FOTO WIEN 2023“ (falls keine grafische Logoverwendung möglich ist) zu verwenden.

Diese Maßnahmen dienen der Gewährleistung eines in sich stimmigen Gesamtauftrittes des Festivals.

b) Der:die Programmpartner:in verlinkt von seiner/ihrer Webseite
auf www.fotowien.at und kommuniziert in den Social Media mit #fotowien.
c) Der:die Programmpartner:in bringt zumindest ein FOTO WIEN 2023 Plakat gut sichtbar im Eingangsbereich des Veranstaltungsorts an und legt prominent Streuwerbemittel auf.
d) Der:die Programmpartner:in dokumentiert die Bewerbung (Plakatstellen) mit Fotoaufnahmen, die er/sie FAW zum Ende der Veranstaltungen oder laufend übermittelt.
e) Der:die Programmpartner:in stellt FAW 3-5 Fotos (druckfähige Dateien hochaufgelöst im tiff/jpeg-Format in 300 dpi sowie weboptimierte Fotos im jpg- Format) inklusive vollständiger Creditline zur Verfügung und stimmt zu, dass FAW sie unter Nennung des Copyrights kostenfrei für Kommunikation, insbesondere Medienarbeit, verwendet. Der:die Programmpartner:in ist damit einverstanden, dass von ihm:ihr zur Verfügung gestelltes Bildmaterial für die Kommunikationsmaßnahmen zur FOTO WIEN 2023, insbesondere über Social Media, verändert werden kann. Dies schließt das ev. Beschneiden, Animieren, Zoomen und Einfügen von Subtitles o.a. textlichen Informationen, die teilweise über die Bilder gelegt werden können, ein. Der:die Programmpartner:in garantiert, dass er:sie die Verwertungsrechte bzw. Nutzungsbewilligungen an dem überlassenen Bildmaterial hat. Ebenso sendet der:die Programmpartner:in einen Kurztext sowie alle benötigten Angaben und Materialien zum Projekt. Einsendeschluss für Fotos, Kurztext und Programminfos ist der 5.2.2023; der:die Programmpartner:in verwendet für das Zusenden ausschließlich das bereitgestellte Onlineformular. FAW behält sich vor, den von Programmpartner:in bereitgestellten Text redaktionell zu überarbeiten und auf vorhandene Seiten des:der Teilnehmer:in zu verlinken. Ein solches Vorgehen dient dazu, eine einheitliche Kommunikation aller Projekte sicher zu stellen.
f) Der:die Programmpartner:in gewährt Kooperationspartner:innen von FAW/FOTO WIEN 2023 (z.B.: Club Ö1,…) und dem in Gründung befindlichen Freundesverein des FAW bei entsprechender Legitimierung eine Ermäßigung auf den regulären Eintrittspreis. Es kann nur eine Ermäßigung pro Eintrittskarte geltend gemacht werden.
g) Für Presse- und Marketingzwecke gewährt der:die Programmpartner:in FAW FOTO WIEN 2023 Freitickets. Die Anzahl wird nach Rücksprache im Einvernehmen festgesetzt.
h) Der:die Programmpartner:in verpflichtet sich, in der eigenen Öffentlichkeits-, insbesondere Medienarbeit, für FOTO WIEN 2023 ausdrücklich und in angemessener Form darauf hinzuweisen, dass es sich um „Ein Projekt im Rahmen von FOTO WIEN 2023“ ausgerichtet von FOTO ARSENAL WIEN handelt. Der:die Programmpartner:in wird FAW und die FOTO WIEN 2023 nach besten Kräften in der eigenen Medienarbeit und Kommunikation unterstützen. Dies geschieht z.B. durch laufenden Austausch über prominente Besucher:innen u/o Teilnehmer:innen, besonders gut besuchte Events, andere veröffentlichungswerte Ereignisse.
i) Der:die Programmpartner:in verflichtet sich, Besucher:innenzahlen (und soweit möglich auch Besucher:innenstrukturdaten) von seiner:ihrer Veranstaltung bzw. Ausstellung zu erheben und diese sowie veranstaltungstechnische Zahlen FAW zur Verfügung zu stellen.

Diese Daten bzw. Zahlen sowie Fotodokumentationsmaterial sind für den Abschlussbericht bis 7.7.2023 an fotowien@fotoarsenalwien.at zu senden.

j) Der:die Programmpartner:in verpflichtet sich, die Bewerbung seines:ihres Projektes bzw. seiner:ihrer Veranstaltung als eigenverantwortliche:r Veranstalter:in aktiv voranzutreiben.
k) Öffentlichkeitsarbeit erfolgt im Rahmen der Gesamt-Öffentlichkeitsarbeit durch FAW. Der:die Programmpartner:in wird für sein:ihr Projekt zusätzlich Öffentlichkeitsarbeit betreiben. Der:die Programmpartner:in verpflichtet sich, FAW von allen Aktivitäten im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, die über die unmittelbare Ebene der Projektbewerbung vor Ort hinausgehen, zu informieren. Ziel dieser Abstimmung ist es, einen zielgerichteten und koordinierten Außenauftritt zu gewährleisten. Insbesondere gilt das für das Einbinden von überregionalen und internationalen Medien bzw. Fernseh- und Radiobeiträgen.
l) Treten Dritte (insbesondere Medienvertreter:innen) mit dem Verlangen nach allgemeinen Informationen über FW bzw. FOTO WIEN 2023 oder FAW an den:die Programmpartner:in heran, wird er:sie diese direkt an FAW verweisen .
m) Der:die Programmpartner:in erklärt, alle für die Durchführung der FOTO WIEN 2023 und allenfalls folgende Verwertungsmaßnahmen (z.B. Produktion von Ton- oder Bildtonträgern) notwendigen Nutzungsbewilligungen zu haben und FAW gegenüber Ansprüchen Dritter schadlos zu halten. Darüber hinaus erklärt sich der:die Programmpartner:in mit der Bewerbung und Vermarktung der FOTO WIEN 2023 im Rahmen des Festivals durch FAW einverstanden. Der:die Programmpartner:in erklärt sich bereit, alle für eine effiziente Bewerbung in Wort, Bild und/oder Ton nützlichen Informationen (insbesondere digitales Bildmaterial) rechtzeitig zur Verfügung zu stellen und die hierfür notwendigen Nutzungsbewilligungen kostenlos zu erteilen.
n) Alle ggf. für die eigene Ausstellung bzw. Veranstaltung notwendigen Meldungen an Verwertungsgesellschaften (wie z.B. AKM) und Behörden (zB Magistrate) erfolgen durch den:die Programmpartner:in.
o) Der:die Programmpartner:in wird alle zusätzlichen Veranstaltungen wie Vernissagen, Führungen, Workshops, etc. FAW bis zum 15.3.2023 bekannt geben und Änderungen bis spätestens 1.4.2023 übermitteln. Um Programme und Events in die Webseite der FOTO WIEN 2023 aufnehmen zu können, ist das Einhalten dieser Termine nötig.
Rücktritt vom Vertrag und Vertragsdauer

Die Vertragspartner:innen vereinbaren, dass sie vom Recht des Rücktritts von dieser Vereinbarung bzw. deren Kündigung Abstand nehmen. Hiervon ausgenommen ist die Möglichkeit der vorzeitigen Auflösung der Vereinbarung aus wichtigem Grund. Als wichtiger Grund gelten insbesondere nachhaltige Vertragsverletzung des:der jeweils anderen Vertragspartners:in trotz vorangehender Abmahnung und Nachfristsetzung, die aus Gründen der höheren Gewalt bzw. von Dritten (zB Projektparter:innen) bzw. fehlender finanzieller Ausstattung verursachte nachhaltige Behinderung/Unmöglichkeit, die Leistungen/Projekte aus dieser Vereinbarung zu realisieren.

FAW behält sich das Recht vor, das Partner:innen-Projekt im Fall von wesentlichen Änderungen oder auch bei nicht zeitgerechter Übermittelung aller Daten aus dem Festivalprogramm der FOTO WIEN 2023 zu nehmen.

2. Datenschutz

FAW wird die Projekt-, Kontakt- und Veranstaltungsdaten zum Zweck der Organisation, Bewerbung und Durchführung des Festivals FOTO WIEN 2023 auf Grundlage seiner überwiegenden berechtigten Interessen (Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO) verarbeiten und an ausgewählte Partner:innen (Medien print und online, Sponsor:innen und Kooperationspartner:innen, Tourismus, öffentliche Förderstellen, Zulieferer:innen des Festivals wie Website-, Presse-, Grafikbetreuung, Übersetzer:innen, Lektor:innen) übermitteln. Die Daten werden von FAW nur so lange aufbewahrt, wie dies nach anwendbarem Recht zulässig ist, jedoch jedenfalls für den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Zur Ausübung der Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten sowie bei Fragen zu deren Verarbeitung wenden sich Vertragspartner:innen an den:die Datenschutzbeauftragte:n des FAW via fotowien@fotoarsenalwien.at.

3. Allgemeine Regelungen

Diese Vereinbarung begründet keine Rechte Dritter, insbesondere auch keinen Gesellschaftsvertrag und keine gegenüber Dritten solidarisch zu erfüllenden Pflichten. Soweit von einer „gemeinsamen“ Aufgabenerfüllung die Rede ist, soll damit nur die im wechselseitigen Vertragsverhältnis bestehende gemeinsame Pflicht bestimmt werden, aber keine Pflichten gegenüber Dritten begründet werden. In diesem Sinn können Dritte sich nicht auf diese Vereinbarung berufen oder Rechte hieraus geltend machen.

Festgehalten wird, dass die Urheberrechte hierdurch nicht berührt werden. Es werden wechselseitige, nicht exklusive Werknutzungsbewilligungen insoweit eingeräumt, als dies zur Erfüllung der gegenständlichen Vereinbarung erforderlich oder zumindest nützlich ist. (Exklusive) Werknutzungsrechte sollen nicht gewährt werden; zumindest sofern dies nicht ausdrücklich erwähnt und zugesagt wird. Betreffend die nicht exklusiven Werknutzungsbewilligungen wird vereinbart, dass sich die Vertragspartner:innen an im Zusammenhang mit der FOTO WIEN 2023 erstelltem Kommunikationsmaterial nach Absprache und Rückfrage wechselseitig nicht exklusive Werknutzungsbewilligungen einräumen. Diese Nutzungs- und Verwertungsrechte umfassen insbesondere jede Vervielfältigung, Verbreitung, Vermietung, Sendung, öffentliche Aufführung, Zurverfügungstellung sowie jegliche Verwertung im Internet und über elektronische, auch derzeit noch nicht bekannte, Medien. Beide Vertragspartner:innen sind ausschließlich berechtigt, jedoch nicht verpflichtet, sämtliche derartigen Leistungen und Werke, auf welche Art auch immer, uneingeschränkt zu verwenden und zu verwerten, zu bearbeiten und weiterzuentwickeln. Darüber hinaus räumen die Vertragspartner:innen einander wechselseitig Rechte zur Nutzung ihrer jeweiligen Marken/Logos/Namen ein.

Der:die Programmpartner:in haftet für seine:ihre Veranstaltung selbst und hält FAW in allen Belangen schad- und klaglos. Im Zweifel übernehmen die Vertragspartner:innen wechselseitig keine Gewährleistungspflichten bzw. Garantien. Sie übernehmen auch keine Warn- und Hinweispflichten bzw. sind hierzu nicht verpflichtet, sofern nicht Gegenteiliges ausdrücklich vereinbart ist.

Die Vertragspartner:innen haften wechselseitig ausschließlich für Vorsatz uneingeschränkt. Die Haftung für entgangenen Gewinn/Folgeschäden wird für den Fall von Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die Haftung für durch leichte Fahrlässigkeit verursachte Vermögensschäden wird auf die vereinbarten Versicherungsbeträge begrenzt. Soweit keine Versicherungsbeträge vereinbart sind, wird die Haftung für durch leichte Fahrlässigkeit verursachte Vermögensschäden ausgeschlossen.

Neben diesem Vertrag bestehen zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses keine Nebenabreden. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für eine Vereinbarung, mit der von diesem Schriftformgebot abgegangen werden soll. Der Rücktritt vom Vertrag bzw. Kündigungen erfolgen ebenfalls schriftlich mit rechtsgültiger Fertigung.

Ist eine Bestimmung dieser Vertragsbestimmungen, eine nachträgliche Änderung oder Ergänzung ungültig oder wird sie ungültig, dann wird dadurch die Gültigkeit und Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen des Vertrages nicht berührt. Im Falle der Unwirksamkeit, Ungültigkeit oder Undurchsetzbarkeit gilt zwischen den Vertragspartner*innen eine dieser Bestimmung im wirtschaftlichen Ergebnis möglichst nahe kommende und nicht unwirksame, ungültige oder undurchsetzbare Bestimmung als vereinbart.

Der Vertrag unterliegt materiell österreichischem Recht unter Ausschluss der Kollisionsnormen.

Als Gerichtsstand für alle aus dem Vertrag entstehenden Streitigkeiten wird das für Wien, Innere Stadt sachlich zuständige Gericht vereinbart.

Stand: 20.12.2022